El mejor método de organización: el método GTD
En la entrada de la semana anterior te conté las razones por las que dejé de usar el Bullet Journal. Y te comenté que una de esas razones había sido que descubrí un método de organización y una herramienta digital que me revolucionaron la vida.
Yo pensé que eso jamás sucedería, pero sucedió.
Así que en esta ocasión voy a compartirte cuál es ese método. Y en la próxima entrada te hablo sobre mi herramienta digital para gestión de tareas.
Lo divido en dos porque no quiero que la entrada sea demasiado larga.
El método GTD es el que he estado utilizando desde hace más o menos 6 meses y que conocí gracias a Gabriela H.
Nota: vas a leer una entrada que parece larga, harta y difícil ¡pero no te vayas!, en realidad no es así, o bueno, puede ser un poco densa porque es muy técnica pero si realmente quieres organizar tu vida y cumplir tus objetivos te va a caer de perlas.
Además, te prometo que aunque se lee complicado llevar todo a la acción es muchísimo más divertido y te da una paz mental increíble.
Ahora sí, empecemos...
Método GTD o Getting Things Done
Esto es una metodología de productividad personal que busca redefinir la forma en la que aprovechas tu vida y tu trabajo.
Está basada en un libro escrito por David Allen que en inglés se llama Getting Things Done y en español se llama Organízate con eficacia.
Te dejo enlazado al nombre de cada libro el link directo a Amazon por si quieres comprarlos.
Yo compré el libro en español y se perdió en el camino porque 472 es un asco como empresa de mensajería nacional, entooonces, volví a pedirlo y está en camino otra vez. Y aunque no me satisface por completo escribir esta entrada sin haber leído el libro detenidamente, me he tragado toda la información sobre el método que existe en internet y además la he aplicado a mi vida entonces creo que tengo información para defenderme.
De todas formas si algo me hace falta o debo corregir algún detalle, luego regreso aquí y haré lo que corresponda.
La idea central del método es liberar tu mente de todos los pendientes y buscar hacer algo con ellos para poder llevarlos a cabo sin preocuparte por recordarlos, sino concentrarte en realizar las tareas.
Esto es así porque David Allen considera que nuestra memoria muchas veces falla en recordar todo lo que debemos hacer.
Amiga, a todas nos ha pasado que olvidamos hacer algo que era importante.
Y por lo tanto debemos tener un sistema externo que funcione como disco duro y sea eficiente a la hora de ayudarnos a recordar lo que tenemos pendiente.
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La metodología consta de estos 5 pasos:
1. Capturar o recopilar
Recoge todo lo que tienes pendiente, todo eso que te está estorbando tener presente en la cabeza como "tengo que hacer esto, y esto, y esto" y te angustia llegar a olvidarlo.
Lo más importante de este paso es entender que TODO ES IGUAL DE IMPORTANTE.
La categoría personal y la categoría estudios o trabajo tienen la misma importancia, al igual que los pendientes microscópicos como "guardar facturas" y pendientes grandes como "enviar hoja de vida".
Así hagas una lista enorme, escribe absolutamente todo lo que tienes que hacer.
Parece angustiante (y puede serlo en un inicio) pero captar todo lo pendiente es lo más importante y es el paso básico para poder continuar.
El objetivo es "sacar" todo de nuestra mente y recopilarlo en cualquier herramienta que sirva como recordatorio para luego procesarlos.
2. Procesar o aclarar
Es hora de tomar todo lo que listaste como pendiente, procesarlo y clasificarlo.
¿Es accionable, es basura, puede esperar, debes archivarlo, puedes delegarlo?
Procesa un elemento a la vez y no dejes ningún pendiente sin clasificar. Si algo debe posponerse o si no tiene una fecha clara para realizarlo, procésalo igual pero no lo dejes por fuera.
Si alguna acción te lleva menos de 2 minutos ¡házla inmediatamente!
Si algún elemento no conlleva ninguna acción, decide si es mejor archivarlo como referencia o desecharlo.
3. Organizar
Pon los pendientes donde pertenezcan según contextos, no según prioridad.
Es decir, reúne las actividades en las acciones a realizar. Junta todas las llamadas telefónicas, todas las compras, todas las lecturas pendientes, todas las tareas de la casa ¿me hago entender?
La metodología propone ciertas categorías de organización como:
- Acciones próximas: acciones sencillas e individuales que al completarlas no dejan ningún pendiente.
- Proyectos: conjunto de acciones continuadas, es decir que luego de hace una, queda otra pendiente.
- En espera: si lo que debes hacer depende se alguien más y estás esperando que eso suceda.
- Algún día/Quizás: conjunto de cosas que quieres hacer pero no tienen un espacio en el tiempo y por ahora no puedes hacerlas. En mi caso sería por ejemplo: tirarme en paracaídas.
Y en este punto es donde este método se enlaza con mi herramienta de organización, que te hago un micro spoiler, es Asana. Y me ha cambiado la vida, no exagero, te lo juro.
¿y por qué se enlazan?
Bueno, porque lo más importante de organizar las acciones es conseguir hacerlas, es decir, tomar acción. Y para esto es muy importante cualquier herramienta de gestión de tareas en la que puedas crear un recordatorio para hacer las acciones que tienes pendientes.
A mí lo que más me funciona es Asana, antes era el Bullet Journal, pero ya te conté porqué lo dejé.
Sin embargo tú puedes usar cualquier forma de recordatorio: Post it, alarmas, planeadores, agendas.
Todo es válido siempre y cuando te funcione.
4. Revisar
Se recomienda que hagas una revisión constante para reorganizar las acciones, actualizar el sistema, agregar o eliminar cosas por hacer, saber qué viene después, reorganizar tu tiempo y despejar tu mente.
Yo hago una revisión diaria muy sencilla para ver si terminé los pendientes del día anterior y si no, abrirles campo en otro espacio que tenga disponible en la semana.
Y hago otra revisión más exhaustiva y un poco más detallada de manera semanal, en mi caso es cada domingo de 7:30 a 8:30pm.
5. Hacer
Como te dije anteriormente lo más importante de organizar las acciones es tomar acción sobre ellas.
De nada sirve organizarnos si no vamos a hacer lo que nos proponemos.
Simplificar las acciones a la hora de llevarlas a cabo es la mejor forma de ayudarnos a nosotras mismas a cumplir con nuestros objetivos.
Es normal que en este punto estés agobiada y pienses que por nada te vas a meter a este enrredo.
Entiendo que asusta un poco cuando apenas vas a comenzar porque estamos acostumbradas a ver la vida como una cantidad de cosas que no tenemos cómo coger ni por dónde empezarl.
Pero te prometo que aunque toma un poco de tiempo y debes aprender a modificar la forma de organizar tus cosas vale 100% la pena.
De verdad, a mí me ha cambiado mi vida.
Espero que te haya gustado esta info.
Si te animas a empezar puedes preguntar todo lo que quieras en la sección de comentarios.
Nos leemos a la próxima.
Un abrazo.
- Alejandra.
Foto de portada: foto por Stefen Tan desde Unsplash
Aclaración: esta entrada contiene enlaces asociados que me generan un pequeñísimo porcentaje de ganancia por las compras que se hagan desde los links directos que te comparto.
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