La herramienta de organización que me cambió la vida
En las últimas entradas te he dado toda la información secreta (que ya no es tan secreta) sobre mi organización. Porque migré del Bullet Journal a la gestión del tiempo y el manejo de tareas basado 100% en lo digital.
En la entrada anterior te hablé detalladamente de la estrategia que implemento que es el método GTD o Getting things done que está basada en este libro con el mismo nombre, o en español es Organízate con eficacia del escritor David Allen.
Y hoy voy a complementar esa información hablándote sobre la herramienta digital de organización que me ha cambiado la vida: Asana.
Así que empecemos...
Qué es Asana
Asana como se define en su página web, es una herramienta de gestión del trabajo que usan los equipos o las personas para lograr llevar a la acción sus metas, proyectos y tareas (que es lo más importante de todo el proceso de la organización).
Es una herramienta usada por muchas empresas grandes como Google, la NASA, Spotify, Uber y muchíiiiisimas más.
Yo conocí Asana gracias a Gabriela H (ella ha sido como mi sensei virtual en muchos de estos temas jajajajaja), y aunque al principio me sentí súper abrumada por el cambio de lo analógico a lo digital poco a poco me fui adaptando y ahora soy profesional.
Es una herramienta usada por muchas empresas grandes como Google, la NASA, Spotify, Uber y muchíiiiisimas más.
Yo conocí Asana gracias a Gabriela H (ella ha sido como mi sensei virtual en muchos de estos temas jajajajaja), y aunque al principio me sentí súper abrumada por el cambio de lo analógico a lo digital poco a poco me fui adaptando y ahora soy profesional.
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Cómo funciona Asana
El objetivo de Asana es permitir organizar las tareas de forma tal que logren llevarse a cabo.
La organización se basa en la planeación para darle estructura a los trabajos, establecer prioridades y determinar fechas límites para cada acción.
El sentido de la organización es tener las tareas ordenadas para que logren realizarse, saber qué hacer, cuándo hacerlo, qué acción le sigue, etc.
Y es aquí donde yo empiezo a relacionar Asana y el método GTD: hay que mantener actualizada la herramienta de organización según la realización de las tareas, y para lograrlo yo utilizo la organización de las tareas con el método GTD y las dispongo y gestiono en Asana.
Llevo a cabo cada una de las fases del método GTD y así clasifico las tareas en Asana (próximas acciones, en espera, quizá/algún día), e igual realizo diariamente y semanalmente una revisión exhaustiva de mis objetivos y pendientes para saber qué hice, y qué no para entonces disponerle un tiempo en la semana siguiente.
La organización se basa en la planeación para darle estructura a los trabajos, establecer prioridades y determinar fechas límites para cada acción.
El sentido de la organización es tener las tareas ordenadas para que logren realizarse, saber qué hacer, cuándo hacerlo, qué acción le sigue, etc.
Si una acción no se lleva a cabo, no tiene sentido alguno organizarse en un inicio.
Y es aquí donde yo empiezo a relacionar Asana y el método GTD: hay que mantener actualizada la herramienta de organización según la realización de las tareas, y para lograrlo yo utilizo la organización de las tareas con el método GTD y las dispongo y gestiono en Asana.
Llevo a cabo cada una de las fases del método GTD y así clasifico las tareas en Asana (próximas acciones, en espera, quizá/algún día), e igual realizo diariamente y semanalmente una revisión exhaustiva de mis objetivos y pendientes para saber qué hice, y qué no para entonces disponerle un tiempo en la semana siguiente.
Cómo empezar a usar Asana
Puedes usar una cuenta gratuita y es más que suficiente, aunque también te ofrezcan cuenta de pago.
Es una plataforma disponible como página web al igual que Google Calendar o está disponible como app para Apple o para Android ¡O sea, disponible de todas las formas! ¡M Á G I C O!
La cuenta será personal o de organización según si tu correo es de un dominio propio como por ejemplo Alejandra@midominio.com o si es un correo normal de cualquier sistema de correos como gmail, hotmail, yahoo, latinchat. Todos funcionan, y puedes empezar a usarla con el correo que ya tienes.
Es una plataforma disponible como página web al igual que Google Calendar o está disponible como app para Apple o para Android ¡O sea, disponible de todas las formas! ¡M Á G I C O!
La cuenta será personal o de organización según si tu correo es de un dominio propio como por ejemplo Alejandra@midominio.com o si es un correo normal de cualquier sistema de correos como gmail, hotmail, yahoo, latinchat. Todos funcionan, y puedes empezar a usarla con el correo que ya tienes.
Las acciones, pendientes o recordatorios se organizan entre tareas y proyectos. La única diferencia entre ellos es que la tarea es individual y los proyectos son conjuntos de tareas.
Por ejemplo yo tengo proyectos como: universidad, blog, pinterest, personal.
Por ejemplo yo tengo proyectos como: universidad, blog, pinterest, personal.
Pero también tengo un proyecto que se llama "Cosas por recordar" y no involucra acciones sino recordatorios y aún así se organiza en tareas. Es decir, las tareas pueden ser muchas cosas, no únicamente acciones por realizar.
Ahora, los proyectos pueden organizarse de dos formas o visualizaciones, en listas o en tableros. Las listas son como check list y los tableros son columnas.
Ahora, los proyectos pueden organizarse de dos formas o visualizaciones, en listas o en tableros. Las listas son como check list y los tableros son columnas.
Yo prefiero la organización en lista porque me permite manejar las tareas de forma consecutiva, es decir, que luego de hacer una sé exactamente qué le sigue y así no me bloqueo ni paro el proceso.
Ahora ¿ves que dentro de cada proyecto pueden hacerse divisiones según contextos o actividades? esas divisiones se llaman secciones y se crean al dar click en la flechita al lado de "Agregar tarea" ahí te sale la opción de "Agregar sección".
A mí me gusta tener secciones según diferentes cosas, el contexto de la actividad como por ejemplo papeleos o llamadas, o según la característica de la información como citas médicas, información de la alergóloga, etc.
El proyecto de @blog lo divido por ejemplo en Entradas del blog, ideas de entradas, herramientas de ayuda, etc.
A mí me gusta tener secciones según diferentes cosas, el contexto de la actividad como por ejemplo papeleos o llamadas, o según la característica de la información como citas médicas, información de la alergóloga, etc.
El proyecto de @blog lo divido por ejemplo en Entradas del blog, ideas de entradas, herramientas de ayuda, etc.
Lo último que voy a mencionarte es que a las tareas puede atribuírseles un encargado (que si tienes cuenta personal pues sólo podrías ser tú o una de las personas que agregues a tu equipo de trabajo) y una fecha límite o de entrega.
Asignarles esto es lo que permite que te aparezcan en el inicio o en "Mis tareas".
Asignarles esto es lo que permite que te aparezcan en el inicio o en "Mis tareas".
Esto que te digo es solo un brochazo, un abrebocas sobre Asana y sus funciones pero hay muchas otras cosas por descubrir.
Te queda a ti como tarea, si te interesa, tienes curiosidad y quieres meterle ganas a esto de la organización y la productividad crearte una cuenta, entrar, probar, investigar y sé que tarde o temprano lo amarás.
Y a mí me queda como tarea, si veo que esto genera interés, escribir una próxima entrada con más información.
Nos leemos a la próxima.
Te queda a ti como tarea, si te interesa, tienes curiosidad y quieres meterle ganas a esto de la organización y la productividad crearte una cuenta, entrar, probar, investigar y sé que tarde o temprano lo amarás.
Y a mí me queda como tarea, si veo que esto genera interés, escribir una próxima entrada con más información.
Nos leemos a la próxima.
Un abrazo,
- Alejandra.
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