Secreto de organización: los bloques de tareas.

by - agosto 24, 2019



Hace unos años cuando empecé a organizar mi tiempo y gestionar mis tareas estaba ultra entusiasmada porque pensaba que iba a lograrlo todo con solo hacer listas de mis pendientes, y tenerlas siempre presentes.

Pero no.

#Ilusa.



Porque aunque sabía qué cosas tenía que hacer tenía problemas con cambiar de actividad, con empezar lo que seguía, con terminar lo que empezaba y esto se resumía a que al final del día no lograba hacer todo lo que debía.

Para alcanzar mi "productividad" y mi ritmo de trabajo personal no me era suficiente saber qué debía hacer y ya, eso era apenas el comienzo. Entonces empecé a preguntarme qué me hacía falta, porqué las listas y el Bullet Journal no me eran suficientes y dónde podía encontrar ese noséqué que me faltaba para lograr organizarme sin fallas.




Leí muchos blogs y muchas entradas de rutinas de organización de Blogeras y así llegué a la mejor forma que existe para organizar el tiempo: los bloques de tareas.

Te contaré qué son, por qué pueden ser la clave para conseguir llevar a la acción tu método de organización y cómo los uso yo.

Empecemos...


Bloques de tareas

Vamos a empezar por el principio, porque si no sabes qué son, te lo cuento.

Los bloques de tareas son una forma de gestionar y organizar tus pendientes en la que se maneja tanto de la distribución del tiempo como de la realización de las tareas porque se disponen en un mismo lugar y un mismo momento.

Quizá alguna vez has tenido algún acercamiento a Google Calendar.

Google Calendar funciona por bloques de tareas, y de hecho es la app que yo utilizo.




Esta app y todas las de este estilo, funcionan para ayudarte a organizar tus acciones según bloques de tiempo que tú distribuyes según tus gustos, energía o disponibilidad.


Cómo usar los bloques de tareas

1. Iguala la importancia de tus tareas

Hacer esto es básico para que tu organización con este método pueda funcionar, de verdad es uuultra necesario darle la misma importancia a todos los aspectos de tu vida a los que quieres dedicarles tiempo y atención.

Si no es así vas a posponer y posponer tareas personales, de salud o pendientes que te den mucha pereza y de eso no se trata.



2. Ser flexible

Debes estar dispuesta a que todos los días y en cualquier momento del día hayan modificaciones, pero ¡OJO! modificaciones con sentido y razón, no procrastinación de las cosas malucas porque qué pereza, no.

Tienes que saber que habrá momentos en los que debes re-organizar tus acciones ¡y eso está bien!

Con reorganizarlas me refiero a tener que moverlas, alargarlas o acortarlas si aparece algún imprevisto. 

Evita eliminar una tarea así como así. Si en algún momento la agendaste es porque querías o necesitabas hacerla.

No dejes que la pereza o el estrés te hagan mandar al carajo tu mini práctica de yoga en casa, tu cita médica, tu meditación o tu lectura noctura.

Recuerda, no subestimes lo relacionado a tus aspectos personales. Y soy reiterativa en esto porque suele ser lo primero que sacrificamos por encontrar "la productividad" y así no debería ser.

Qué sentido tiene hacer mil cosas al día pero estar infelices o incómodas o intranquilas. N i n g u n o.



Ejemplo de mi semana del 11 al 17 de agosto.


3. Haz revisiones

La revisión y la re-planeación diaria y semanal es la clave de esto.

Mi revisión semanal es cada domingo en la noche, y en ese momento distribuyo los bloques de tareas. Así cada día ya no tengo que invertir tiempo y energía en eso sino que simplemente es empezar y poner manos a la obra. Entonces no tengo momentos para peros o excusas.

Cuando tengo que hacer cosas en mi día a día abro una pestaña con Asana y otra con Google Calendar. Veo qué tarea tengo, para qué momento la programé y ya cuando debo hacerla me concentro completamente en ello hasta que sea hora de cambiar de actividad.

Yo ya sé que a mí no me funciona hacer una misma cosa más de 2 horas y media, entonces me organizo con bloques de máximo esa duración. Además también sé a qué hora estoy más cansada o cuando soy más creativa, sé cuándo me da más sueño, qué días son más pesados y eso me ayuda a determinar cuándo hacer qué actividades.

Pero todas somos distintas, y tendrías que aprender a conocerte a tu misma para determinar la duración de tus bloques y la organización de tus pendientes.



Yo sé que los primeros acercamientos a la organización y la "productividad" personal son agobiantes, pero te prometo que termina siendo divertido usar este método porque es como un juego de tetris constante. Es jugar con el tiempo disponible y según eso crear esta nueva tarea este día, pero que no se cruce con esta otra a esta hora, entonces mejor mover aquella, como me demoré menos en esta otra entonces acortarla y puedo alargar la que sigue, y así.

Al comienzo que uno lee y lee entradas y post muchas veces no sabe bien por dónde empezar, o siente que es demasiado trabajo sólo para poder hacer las cosas, pero vale la pena. Si mentalmente necesitas orden, te prometo que terminas disfrutando tener tus acciones bajo control porque cumples todo lo que te propones.

Eso sí, debo aclarar que sé que hay personas que funcionan perfectamente sin horarios, entonces evalúa si quizá haces parte de este grupo y quizá no tengas que cargarte de tantas cosas para poder saber qué hacer y cuándo hacerlo.


Nos leemos a la próxima.

Un abrazo.
  - Alejandra.




Derechos de autor: foto por STIL desde Unsplash

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2 comentarios

  1. Hola Alejandra! Recién encontré tu blog por un post en Pinterest... y la verdad es que me encanta. Soy fan de los tips para el estudio y la orgazación así que me parece que me voy a quedar por acá por un rato. Besitos.

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    1. ¡Holi Carolina! Muchísimas gracias por tomarte el tiempo de leer y comentarme tu opinión. Me hace ultra feliz que te guste mi contenido ¡Eres siempre eres bienvenida! Un abrazo ♥

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